KURUMSAL MAIL YAZMAK

Konu sadece mail yazmak olsa iyi ama kurumsal mail olunca biraz kafamız karışıyor. Bir iş başvurusunda veya müşterimizle konuşurken, ne çok mesafeli ne de çok laubali görünmek istiyoruz. Günlük hayatta kullandığımız dil ile kurumsal dili kaynaştırma konusunda sıkıntı yaşıyoruz. İyi bir iletişim iş hayatındaki tüm süreçleri kolaylaştırır.  Dolayısıyla mail kültürüne hakim olmak iyi bir iletişimin temellerindendir.

Mailler kurumlar arası iletişimin temellerindendir
Mailler kurumlar arası iletişimin temellerindendir

Mail içeriğine girmeden değinmemiz gereken ilk adım: Konu.

Mailiniz açılmadan, ilk görülen şey hazırladığınız konu metnidir. Okunmadan çöpe gönderilen bir mail olmaması için, içeriğinize uygun, ilgi çekici ve net bir konu metni girmelisiniz. Müşterinizle olan maillerde, hangi proje ve iş ile ilgili olduğunu belirtmeyi unutmayın. İşinizle ilgili önemli maillerde mutlaka okundu bilgisi isteyin veya yüksek önem derecesi ile gönderin. Böylece alıcı, gelen mailler arasından sizin mailinizi daha kolay seçecek ve aksiyon alacaktır.

Mailinize mutlaka bir selamlama ile başlayın. Doğrudan konuya girmek iyi bir fikir gibi görünebilir ama yazacağınız bir giriş cümlesi kibarlık ve iyi niyet göstergesidir. Samimiyetinize göre bu selamlamayı belirleyebilirsiniz. (‘’Merhaba Elvan Hanım’’ , ‘’Elvancım selam…’’) Karşınızdaki kişinin cinsiyeti hakkında bilginiz yoksa ad soyad ile hitap edin.

Daha sonra yeni bir paragrafa geçin ve konudan bahsedin. Burada konuyu açık olarak dile getirin ve alıcının zamanını boşa harcayacak gereksiz anlatımlardan kaçının. İmla kurallarına dikkat etmek, hem prestijiniz açısından olumlu bir izlenimdir hem de okunma kolaylığı sağlar. Yazacağınız konu detaylıysa maddeli anlatım kullanabilir, maddelerinizin yanına küçük notlar yazabilirsiniz. Büyük harf internet dünyasında bağırma eylemiyle eş değerdir. Bu yüzden büyük harfle mail göndermemeye özen gösterin. Genellikle emoji vb. ifadeler kurumsal dünyada çok kullanılmaz, profesyonellikten uzak algılanır. Ancak içeriğinize veya alıcıyla ilişkinize göre mailinizde sürekli ve art arda kullanmamak üzere smiley kullanabilirsiniz. Yerinde kullandığınız smiley kendinizi daha iyi ifade ettiğinizi hissettirebilir ve alıcıyla aranızdaki bağı güçlendirir. 🙂

Son olarak, mailinizin sonuna bir iyi dilek, uğurlama cümlesi yazın. (İyi çalışmalar dilerim, Sevgiler, Saygılarımla…)  Varsa imzanızı eklemeyi unutmayın.

Tüm bu noktalara dikkat ederek mailinizi hazırlayın ve unutmayın; kurumsal hayatta yazdığınız mail ile algılanırsınız. Mailiniz kişisel imajınızın bir parçasıdır.

CEVAP VER

seven − four =